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올해 해외 법인의 일을 시작하면서 영어 메일을 메일 보내고 카톡도 영어로 작성하는 일들이 많이 늘었습니다. 전 회사에서는 고객이 외국 회사라 미팅부터 회의, 메일 심지어 회식에서도 영어로 대화했었으나, 지금의 회사는 그럴 일이 없을 줄 알고 영어공부에 소홀했습니다. 이제라도 다시 정리를 하면서 예전의 프리토킹의 실력을 만회해야겠습니다. 최근 구글번역기가 너무도 일을 잘해주고 있어 예전처럼 영어메일 쓰기가 어렵진 않은데, 한글처럼 편안하게 느낌을 살리면서 e-mail을 작성하기 위한 표현들을 단축키 정리하듯 작성하려 합니다.
1. 메일 작성 초입에 인사와 자기소개
한글 메일에서는 '수신 : 홍길동'이나 '누구누구님께'를 처음에 적고 인사와 자기소개를 하게 됩니다. 영어에서도 마찬가지로 작성하면 되는데 상대방의 이름을 제외하고는 거의 바뀔 일이 없으니 그냥 서식으로 저장하고 사용하셔도 됩니다. 첫 줄은 'Dear'와 함께, 'Mr.'나 'Ms.'를 붙여 상대방의 성을 적습니다. 상대방이 남자인지 여자인지를 알고 있을 때 이러한 방식으로 호칭을 부릅니다. 공식적인 메일에서 'Mrs.'나 'Miss'는 가급적 사용하지 않는 것이 좋습니다. 또한 성별을 정확히 모를 때에는 'Dear sir.'로 작성하시면 됩니다.
영어 메일에서 'Hi'는 매너가 없어 보일 수 있으니 가급적 'Hello'를 사용하시고, 흔히들 실수하시는 '저는'이라는 표현에는 'I am'을 쓰면 됩니다. 가끔 'this is'를 사용하는 볼 수 있는데 사실 이 표현은 전화상에서 '나는'이라고 표현할 때 쓰입니다. 이름 뒤에 'from'을 이용해서 회사명이나 부서를 나타내시면 됩니다.
Dear Mr.(Ms.) Kim,
Hello, I am gildong hong from Sales Team.
2. 본문 도입 작성
한글로 작성되는 메일에는 주저리주저리 서론들이 많이 작성되는데, 가급적 영어는 짧게 한 문장에 하나의 의미만 나타나게 작성하는 것이 좋습니다. 둘 중 한 명이 원어민이면 대충 이해해 주는데 둘 다 영어권의 사람이 아니라면 영어를 통해 서로의 모국어를 전달하기 때문입니다. 한국인들 이외의 비 영어권 사람들이 영어를 쓰는 것을 보면 매우 간단하고 할 말만 하는 것처럼 보이는 것이 이러한 이유 때문입니다.
메일을 작성한다는 것은 어떠한 목적이 있을 겁니다. 무언가를 요청하거나, 정보를 전달하는 것처럼 말입니다. 따라서, 본문 시작에는 어떤 목적에 이 메일을 작성하게 되었는지를 나타내야 합니다.
I'm writing to(for) ~ : ~을 하려고(~을 위해) 이메일을 보냅니다.
- I'm writing to know when the meeting is. / 미팅이 언제인지 알고 싶어서 메일을 작성합니다.
This is regarding 명사 : ~에 관한 것입니다.
3. 상대방의 메일 회신 작성 시
메일을 처음 작성할 경우에는 나의 목적을 상대방에게 전달하는 것이지만, 상대방이 먼저 보낸 메일에 회신해야 하는 상황에서는 그에 걸맞은 표현을 사용해야 합니다. 특히 몇 가지의 표현을 알고 있으면 한글처럼 자연스러운 느낌을 살려 영어 메일을 작성할 수 있습니다.
As you requested, : 요청하신 대로
To answer your question : 답변을 드리자면
저는 영어 메일을 작성할 때 'as'를 자주 사용하게 되는데, 상대방이 말한 내용이나 제가 말한 내용을 다시 한번 확인하려는 의도로 사용합니다. '당신이 지난번에 말한 것과 같이', 지난번에 말씀드린 것처럼'이란 표현들이 한국어를 말할 때와 유사하게 느껴져서 그런 것 같습니다.
As I mentioned in the email last week, : 지난주에 보낸 이메일에서 제가 말씀드린 것과 같이
As you may know, : 아시다시피
4. 메일 마무리 작성
본문의 내용이 끝나고 나면 왠지 무슨 말을 더 써야 할 것과 같이 허전하게 되는데, 주저 없이 'thank you'만 작성하고 끝내시는 것이 깔끔합니다. 다만, 좀 더 멋스럽고 싶다면 다음과 같이 한 문장을 작성해 보세요. 이 문장은 제가 윗분들이나 고객들에게 자주 사용하는 문장입니다. 회사 동료나 부하직원에게는 굳이 이렇게까지 표현할 필요는 없습니다.
Please do not hesitate to contact me if you have any questions
모든 영어 메일작성이 완료되었다면 'Thank you.'와 같은 마지막 표현으로 마무리를 하세요. 아래의 표현도 서식으로 만들어서 마지막에 자동으로 들어가게 만들어 사용하고 있습니다.
Thank you.
Best regards,
5. 마치며
한글로 무언가를 표현할 때는 수식을 해주는 단어나 문장들을 많이 사용하는 경향이 있습니다. 예로 들자면, '작년의 매출을 검토하여 올해 예상되는 판매량을 확인하기 위해 작년의 매출장부를 요청하고자 메일을 드립니다.'와 같이 말입니다. 한국에서 영어를 배우신 분들은 이것을 꼭 영어로도 한 문장으로 번역하는 훌륭한 실력을 뽐내시곤 합니다. 영어로 메일을 작성할 때 꼭 필요한 부분은 한글 문장을 가급적 토막 내어 영어로 작성해야 상대방도 이해하기 쉬워집니다. 한글처럼 편하게 영어로 메일을 작성하는 가장 좋은 방법은 짧고 명확하게 작성을 하면서 자주 사용하는 표현들을 적시 적소에 배치하시는 겁니다.
